자청 추천 도서 정리하는 뇌 - 업무 효율 200% 올리는 7가지 팁?

자청 추천 도서 <정리하는 뇌>에서 업무 효율을 200% 높일 수 있는 7가지 팁을 정리해보았습니다. 

 

 

1. 정보/일정을 분류하는 법 

 

내가 비서로 일하며 그에게 처음 배운 것은 우편물을 네 더미로 분류하는 것이었다.
1)당장 처리해야할 일. 사무실이나 동업자로부터 날아온 서신, 청구서, 법률서류 등이 포함된다. 이것은 다시 오늘 당장 처리해야할 것과 며칠에 처리할 것으로 세분됐다. 
2)중요하지만 나중에 처리해도 되는 일. 우리는 이것을 '유보 더미'라고 불렀다. 검토가 필요한 투자보고서, 그가 읽고 싶어 하는 기사, 자동차 정기 점검 서비스 알림 편지, 아직 날짜가 남아 있는 파티 및 행사 초대장 등이 여기에 포함된다.
3)중요하지 않고 나중에 처리해도 되지만 그래도 가지고 있어야 할 것. 제품목록, 연하장, 잡지 등이 포함된다.
4)버릴 것. 

 

2. 하루 중 특정 시간은 일하는 시간으로 정해서 휴대전화를 꺼두고, 이메일이나 인터넷 브라우저도 꺼두자. 당신이 일에 집중할 수 있게 해주는 특정 공간을 마련하자. 생산성이 높은 시간에 오는 연락에는 반응하지 않는다는 방침을 세우자. 

3. 자신의 의사결정을 범주화 하기 

1) 답이 분명하기 때문에 지금 당장 내릴 수 있는 결정 - ex. 이메일 답장
2) 당신보다 시간적 여유와 전문성을 가진 다른 누구에게 맡길 수 있는 결정
3) 당신이 관련된 정보를 모두 가지고 있지만 그 정보를 처리하고 소화되는데 다소 시간이 필요한 결정.

이것은 판사들이 어려운 사건을 맡았을 때 종종 하는 일이다 결정에 시간이 걸리는 것은 정보가 없어서가 아니라, 정보를 다양한 각도에서 곰곰이 생각해보고 더 큰 그림을 보기 위해서다. 이런 경우에는 마감시간을 설정해놓는 것이 좋다.
4)정보가 더 필요한 결정. 이 시점에 당신은 도와줄 사람에게 정보를 구해오도록 지시하거나 직접 그 정보를 구해야 한다고 목록에 적는다. 어느 쪽이든 임의적으로라도 마감시간을 설정해둬야 한다. 그래야 목록에서 이 결정을 지울 수 있다. 

 

4. 회사에 적응하는 방법 

회사는 분산기억 시스템이라 생각할 수 있다. 

신입사원이 회사에 잘 적응하는 기술의 핵심은 바로 누가 어떤 지식을 가지고 있는지 아는 것이다. 

 

5. 워런 버핏의 일정표는 거의 대부분 텅 비어 있는 데, 그 상태가 25년간 이어져왔다. 

6. 회의 전 10분 스킬

전문가들은 회의 일정을 연이어 잡기보다는 그 사이에 10분 정도 여유시간을 두어서 일어났던 일을 적고, 해야 할 일에 대한 내용 혹은 다음에 해당 프로젝트에 착수할 때 그 일에 금세 적응하게 해줄 기타 내용들을 적으라고 충고한다. 

7. 정보의 외부화

정보를 외부화하면 마음이 정돈되고 더욱 창의적이 될 수 있다. 과학과 문학의 역사를 보면 위대한 과학적, 예술적 발견 중 상당수가 당시에 하고 있던 일이 아닌 딴 생각을 하다 무의식적으로 이루어졌다.